Las divisiones son una de nuestras funciones favoritas porque pueden aportar mucho a tu formación. Las divisiones te permiten esencialmente planificar y aplicar una gran variedad de escenarios de formación.
Por ejemplo:
- La empresa A utiliza TalentLMS para formar a los empleados de varios departamentos y cada departamento tiene un gestor diferente en la plataforma.
- La empresa B utiliza TalentLMS para formar a sus empleados, clientes y socios en entornos de formación separados.
- La empresa C utiliza TalentLMS para vender sus cursos de formación u ofrecer cursos a terceros de forma gratuita.
- Una agencia B2B utiliza TalentLMS para ofrecer cursos de formación a diferentes clientes.
Las divisiones hacen posible estos ajustes de formación y muchos otros más.
| Nota: En función al plan de suscripción que tengas, el número de divisiones disponibles varía. Las divisiones no están disponibles en los planes Free y Starter. |
Para ayudarte a ello, a continuación encontrarás una breve guía de nuestras mejores prácticas para utilizar las Divisiones en la formación multifunción.
A. Deja de utilizar tu URL principal para la formación.
Cuando decidas utilizar Divisiones para organizar tu formación, es mejor que dejes de usar tu URL principal para la formación. Te explicamos por qué:
- Tu portal principal es un repositorio de toda la información referente a todos tus usuarios, grupos, cursos, categorías, etc. Las divisiones limitan el acceso de sus administradores a la información específica de su división.
- En tu portal principal, solo podrás elaborar informes que incluyan tu base global de usuarios, independientemente de la división a la que pertenezca un usuario o un curso. Las divisiones permiten a los gestores elaborar informes específicos para cada división con el fin de supervisar y registrar mejor el progreso y la actividad de los usuarios.
- En el catálogo principal de cursos se incluyen todos tus cursos, independientemente de la división a la que pertenezcan. Las divisiones tienen sus propios catálogos de cursos adaptados a sus destinatarios específicos.
Si ya utilizas tu URL principal para la formación, aún puedes cambiar a un esquema basado en divisiones. Solo tienes que pasar tus usuarios y cursos existentes a una nueva división. Puedes hacerlo sin perder ningún dato importante (por ejemplo, el progreso del curso) mediante la herramienta Importar de TalentLMS (es decir, usuarioadivisiones;división, cursoadivisiones;división) o Acciones masivas en la función Informes personalizados.
| Nota: Los Informes Personalizados están disponibles en todos los planes Plus y Premium. |
Lo único que podría cambiar para tus usuarios es el proceso de inicio de sesión si decides restringirlo marcando la casilla No permitir a miembros de esta división iniciar sesión desde la dirección URL del dominio principal (1) en la página de la división. En ese caso, los usuarios tendrán que iniciar sesión exclusivamente desde la URL de la división.
| Nota: Para que tus subportales sean totalmente independientes, te recomendamos encarecidamente que marques la opción No permitir a miembros de esta división iniciar sesión desde la dirección URL del dominio principal. |
B. Asigna administradores de División
Cuando divides tu portal principal en divisiones para segmentar tu formación, es mejor asignar también a tus subportales administradores por separado.
Se puede establecer que los administradores de las divisiones solo tengan acceso a la información y a los ajustes específicos de las divisiones, y que no tengan ningún acceso al dominio principal ni a los datos globales de la plataforma. Cuando el tipo de usuario asignado de forma predeterminada es Administrador, el administrador de división puede:
- Crear y editar usuarios, cursos y grupos de la división.
- Visualizar informes sobre los usuarios de la división (y restablecer los tests del curso para los usuarios de la división).
- Comunicarse con los usuarios de la división a través de mensajes y debates.
- Crear y dirigir unidades ILT y conferencias en los cursos de la división.
- Calificar las tareas de los usuarios de la división.
| Nota: Un SuperAdmin (o un administrador con los respectivos permisos) siempre puede revocar los permisos anteriores desde la página de Tipos de usuario. |
Por defecto, un administrador de división no puede acceder a:
- Categorías
- Ajustes de la división
- Tipos de usuario
- Importar-Exportar
- Gestión de eventos
- Cuenta y Ajustes
- Informes personalizados
C. Conoce tu configuración global
Hay ajustes específicos que se aplican a todas las divisiones, y que solo pueden ser configurados centralmente por un SuperAdmin (o un administrador con los respectivos permisos).
Estos ajustes son los siguientes:
1. Notificaciones
Las notificaciones se activan desde el portal principal y se envían a todos los usuarios, sin importar a qué división pertenezcan.
Sin embargo, las notificaciones relativas a los usuarios (por ejemplo, Creación de un usuario, Registro de un usuario, etc.) pueden filtrarse por División y enviarse únicamente a los usuarios de una división específica.
Si deseas enviar notificaciones relativas a un curso (por ejemplo, Tarea del curso, Finalización del curso, etc.) a los miembros de una división específica, debes clonar el curso y asignar ese curso clonado a esa división exclusivamente. Luego, debes crear una notificación y añadir el curso clonado como filtro (es decir, que se envíe a los usuarios inscritos en ese curso).
| Nota: Las URL incluidas en los cuerpos de las notificaciones, siempre hacen referencia a la fuente del evento generador. Por ejemplo, cuando un administrador de una división añade un usuario a ésta (o se registra a través de la página de inicio de sesión de la división), la notificación correspondiente hace referencia a la URL de la división (2). |
2. Tipos de usuario
Cuando quieras que los usuarios de una división (por ejemplo, tus empleados) tengan acceso a funciones específicas (por ejemplo, debates, gamificación) y que los usuarios de otra división no (por ejemplo, tus clientes), crea un tipo de usuario personalizado. De esta forma, podrás aplicar restricciones y luego asignar el tipo de usuario que hayas creado a los destinatarios de la formación que corresponda.
| Nota: Puedes modificar el tipo de usuario de varios usuarios a la vez utilizando la herramienta Importar (es decir, Iniciodesesión;Tipodeusuario). |
3. Importar - Exportar
Para asignar a una división varios usuarios a la vez, puedes utilizar la herramienta Importar (es decir, usuarioadivisiones;división o cursoadivisiones;división) en tu portal principal. Si inicias sesión mediante la URL de la división, aparece un cuadro de diálogo preguntándote si quieres iniciar sesión como administrador de división en lugar de como SuperAdmin. Haz clic en No (3) para acceder al portal principal e importar tus usuarios a tu división.
| Nota: Incluso si la opción No permitir a miembros de esta división iniciar sesión desde la dirección URL del dominio principal está activada, el SuperAdmin puede iniciar sesión desde la dirección URL principal o desde la de la división. |
4. Cuenta y Ajustes
La mayoría de los ajustes generales deben configurarse a través del dominio principal por el SuperAdmin (o un administrador con los respectivos permisos), y se aplican a todas las divisiones.
Estos ajustes son:
- Ajustes de seguridad
- Ajustes de la contraseña
- Términos de servicio
- Opciones sociales
- Tipo de usuario predeterminado
- Formato de usuario visible
- Opciones específicas de E-commerce
Si estás utilizando un dominio mapeado, las divisiones tienen que ser mapeadas por separado (consulta este artículo) como subdominios de tu dominio personalizado.
Cuando añades un campo personalizado a los usuarios o a los cursos, tienes la opción de hacer que sea específico de la división (es decir, que solo sea visible para el administrador de la división). Basta con marcar la opción Disponible solo en y elegir una sola división en el menú desplegable correspondiente (4).
Las reglas de gamificación para el otorgamiento de puntos, insignias y niveles a los alumnos se configuran en forma central y se aplican a todas las divisiones, pero cada una de ellas tiene su propia tabla de clasificación de usuarios y su conjunto de insignias predeterminadas. Cuando se activa, la gamificación se aplica a todos los usuarios del portal. Para desactivarla en una división específica, debes crear un tipo de alumno personalizado (es decir, sin permisos de gamificación) como se mencionó anteriormente. También tienes la opción de restablecer los puntos, insignias o niveles para los usuarios de una división específica (5).
Los ajustes que se pueden configurar por separado para cada división, son aquellos que están disponibles en las páginas de las divisiones:
- Tema (los temas personalizados tienen que ser creados primero desde la página de Inicio > Cuenta y Ajustes > Temas)
- Idioma y Zona horaria
- Comunicados
- Grupo por defecto y método de registro
- SSO (puedes activar o desactivar el SSO en una división o utilizar diferentes métodos de SSO en diferentes divisiones)
- Pagos y suscripciones de E-commerce
| Nota: Puedes vincular una cuenta de PayPal diferente a cada división, pero solo puedes usar una cuenta de Stripe (a configurar desde la página de Inicio > Cuenta y Ajustes > E-commerce). Para PayPal, asegúrate de añadir la direccion correo electrónico principal añadia a PayPal, de lo contrario la división permanecerá con la divisa del portal principal. |
5. Reglas de ajuste y disponibilidad de los cursos
En los cursos que se comparten entre divisiones, cualquier Ruta de Aprendizaje (es decir, los prerrequisitos) o ajustes específicos (es decir, límites de tiempo, certificaciones, precios, etc.) se aplican a todas esas divisiones.
Cualquier cambio realizado en un curso se aplica a todos los usuarios inscritos en todas las divisiones que comparten ese curso. Una solución sencilla para esto es clonar un curso y destinar una copia diferente a cada división. Además, podrías retirar el permiso para actualizar o eliminar cursos a los tipos de usuario asignados a los administradores y profesores de las divisiones.