Cómo integrar TalentLMS con TalentHR

TalentLMS incluye de manera nativa la integración con TalentHR. Sincroniza los datos entre las dos plataformas y realiza un seguimiento de la formación de tus empleados de TalentLMS en tu dominio de TalentHR.

Para integrar TalentLMS con TalentHR:

Paso 1: Habilita el API en TalentLMS

Inicia sesión como Administrador
Ve a Cuenta y Ajustes
En la pestaña de Ajustes Básicos, desplázate hacia la sección de Seguridad y asegúrate que la casilla de Habilitar API (1) está marcada
Copia la clave API (2) en tu portapapeles
Haz clic en Guardar (3) al final de la página

Paso 2: Habilita la integración TalentLMS en TalentHR para sincronizar los usuarios y los cursos

Ve a Configuración y selecciona Integraciones (1).
Selecciona TalentLMS (2).
Introduce el URL de tu portal de formación TalentLMS (3) ej. yourtrainingportal.talentlms.com.
Pega la clave API (4) que has copiado de tu portal TalentLMS.
Elige la Dirección de integración (5) qué necesitas. TalentHR ofrece tres direcciones diferentes de integración con TalentLMS: Dos vías, De HR a LMS, De LMS a HR.
Selecciona si quieres la integración para sincronizar automáticamente datos entre tu portal TalentLMS y tu dominio TalentHR alternando la Sincronización automática entre encendida o apagada (6).
Haz clic en Guardar.
Por último, selecciona TalentLMS una vez más y alterna tu integración en Activa (7).
Habilitar la integración activará una sincronización manual. Haz clic en Confirmar (8) para continuar.

Sincronización de la información de Usuario/Empleado

Cuando sincronizas un usuario de TalenLMS a TalentHR y/o vice versa, estos campos se transferirán de manera predeterminada: Nombre, Apellido, Correo electrónico, Idioma. Adicionalmente, en TalentHR, los usuarios pueden tener los siguientes atributos (tipos):

hireDate (fecha)
dateOfBirth (fecha)
ssn (texto)
city (texto)
country (texto)
jobTitle (texto)
department (texto)
location (texto)
division (texto)

Si has creado los respectivos campos de usuario personalizados en TalentLMS con el mismo nombre y tipo, entonces, los campos en TalentLMS se rellenarán/actualizarán para cada empleado de TalentHR con los datos de TalentHR, o vice-versa, respecto a la dirección de la integración que has seleccionado. Ten en cuenta que para los nombres de todos estos atributos hay que distinguir entre mayúsculas y minúsculas.

Dependiendo en la dirección de la integración que has seleccionado, el resultado será diferente:

1. De LMS a HR: El sistema sincronizará todos los usuarios activos de TalentLMS, junto con sus datos de formación y progreso, además de los campos personalizados de usuario respectivos. Si el usuario de TalentLMS no existe en TalentHR como empleado, su perfíl de empleado se creará con los respectivos registros requeridos. Si el empleado ya existe en TalentHR (basado en su TalentLMS ID y correo electrónico), los campos disponibles (Nombre, Apellido, Correo electrónico, Idioma) se actualizarán según sus datos de usuario en TalentLMS. La sincronización automática no añade otra funcionalidad.

2. De HR a LMS:El sistema sincronizará todos los empleados activos (no eliminados y no despedidos), tanto como los inactivos (eliminados y/o despedidos) de TalentHR (junto con los relevantes campos personalizados de usuario y el progreso de formación). Si un empleado activo no existe todavía en TalentLMS (basado en su correo electrónico), un nuevo perfíl de usuario se creará en TalentLMS para el empleado. Si un empleado activo ya existe en TalentLMS como usuario, sus campos disponibles (Nombre, Apellido, Correo electrónico, Idioma) se actualizarán según sus datos en TalentHR. Si un empleado inactivo ya existe en TalentLMS como usuario, su perfil de usuario en TalentLMS se hará inactivo también. Si un empleado inactivo no existe en TalentLMS, el sistema les ignorará y sus datos no se trasladarán.

Además, cuando la Sincronización automática está habilitada:

Al contratar a un empleado en TalentHR, añade automáticamente al nuevo empleado a TalentLMS como usuario (siguiendo las mismas reglas mencionadas anteriormente).
Finalizando o eliminando un empleado en TalentHR, cambia el correspondiente estado del usuario activo en TalentLMS de activo a inactivo.
Al actualizar cualquier campo disponible de un empleado en TalentHR actualizará los campos de usuario respectivos del correspondiente usuario en TalentLMS:

3. Dos vías: La integración de dos vías funciona como combinación de “De LMS a HR” y “De HR a LMS”, pero con una excepción. El sistema no actualizará los empleados en TalentHR basado en actualizaciones hechas a los correspondientes usuarios en TalentLMS. Solamente se crearán nuevos empleados en TalentHR, correspondiendo a usuarios que no existen todavía en TalentHR. El sistema actualizará normalmente los usuarios en TalentLMS basándose en las actualizaciones de los empleados correspondientes en TalentHR.

Cuando añades un usuario de TalentLMS a TalentHR, ya que cada empleado de TalentHR necesita tener una fecha de contratación definida, si no existe un campo personalizado de usuario de “hireDate” en TalentLMS, o si el campo existe pero está vacío o es inválido, el sistema usará la fecha de creación para el usuario de TalentLMS como su Fecha de contratación en TalentHR.

Sincronización Automática y Sincronización Manual

Si la sincronización automática está habilitada, las actualizaciones del usuario hechas en TalentLMS ej. nuevos usuarios, inscripciones en cursos etc. se van a sincronizar con TalentHR 12 horas después de la activación inicial de la integración, y cada 24 horas después. Por otro lado, cualquier actualización de empleado hecha en TalentHR se va a sincronizar de manera instantánea con TalentLMS. Para cada sincronización automática que se activa, un correo electrónico se envía a la empresa administradora/titular del dominio de TalentHR.

Si la sincronizacion automática está inhabilitada, no se realizará ninguna sincronización después de la sincronización manual inicial. Esto sucede al activar primero la integración y sincronizar cualquier nuevo cambio manualmente, usando el botón Sincronización manual.

Dependiendo de la dirección de tu integración, tanto de cómo prefieras tratar la sincronización Automática en cualquier momento, igual puede ser que quieras sincronizar manualmente con TalentLMS para extraer nuevos datos, como empleados, cursos o datos de finalización de cursos. O puede ser que quieras añadir nuevos empleados de TalentHR a TalentLMS.

Para realizar una sincronización manual: